Dentons si impegna a proteggere la vostra privacy. La presente informativa descrive le modalità di raccolta e trattamento dei vostri dati personali, dettagliando inoltre i diritti ed il controllo che voi potete esercitare a riguardo.

La presente informativa è aggiornata al 19 giugno 2019.

• Chi siamo
• Raccolta e utilizzo dei dati
• Comunicazioni con noi
• Come utilizziamo i dati personali dei soggetti interessati
• Su quali basi giuridiche utilizziamo i dati personali dei soggetti interessati
• Interessi legittimi
• I motivi per l’utilizzo di categorie particolari di dati
• Con chi condividiamo i dati dei soggetti interessati? 
• Dati personali di terzi
• Sicurezza
• Dove saranno conservate le informazioni sui soggetti interessati
• Per quanto tempo conserviamo i dati dei soggetti interessati?
• Diritti degli interessati
• Diritto di opposizione
• Marketing diretto
• Cookie
• Link a siti web terzi
• Minori
• Modifiche alla presente informativa

Chi siamo

Dentons è uno studio legale internazionale che fornisce servizi a clienti in tutto il mondo attraverso una rete di studi associati e affiliati, ognuno dei quali offre un’ampia gamma di servizi legali. Il Gruppo Dentons (“Swiss Verein” associazione professionale costituita ai sensi del diritto svizzero) non fornisce direttamente servizi legali o di altra natura ai propri clienti.

I termini “Dentons” e “studio” indicano uno o più studi legali (“noi” / ”nostro / “nostri”/ “nostre”). Per “partner” si intende un partner, socio, consulente o dipendente con posizione e qualifiche equivalenti in almeno uno studio legale.

Per "sede" Dentons s’intende qualsiasi ufficio, ufficio associato, struttura, studio associato, o entità con un rapporto di affiliazione con il network del nostro studio legale internazionale.

I dati personali sono trattati da ciascun membro del Gruppo Dentons. All’interno dell’Unione Europea i principali soggetti che trattano dati personali sono Dentons UK and Middle East LLP (società britannica a responsabilità limitata con numero di iscrizione OC322045) e Dentons Europe LLP (società britannica a responsabilità limitata con numero di iscrizione OC316822) e le loro affiliate. In Italia i vostri dati personali sono trattati da parte di Dentons Europe Studio Legale Tributario. L’elenco completo delle entities del Gruppo Dentons e delle rispettive sedi è disponibile qui.

In caso di domande sul trattamento dei dati personali svolto da parte da parte di Dentons, vi preghiamo di utilizzare i seguenti canali di comunicazione:

Email: risk.dataprivacyteam.emea@dentons.com
Post: Emilia Chantzi Millington – Group DPO
Dentons
1 Fleet Place
London
EC4M 7WS
United Kingdom

Email: privacy.italy@dentons.com
Post: Ugo Bisacco 
Piazza degli Affari, 1 20123 Milano
Italia 
Per telefono: + 39 02 72626800 

Trattamento e utilizzo dei dati personali

Potremo trattare le seguenti tipologie di dati personali:

• dati di contatto: nome, posizione, ruolo professionale, società o organizzazione di appartenenza, telefono (compreso il numero di cellulare, ove fornito se previsto) indirizzo e-mail e indirizzo di residenza;
• dati di natura commerciale: dati di natura commerciale o professionale che vi identificano relativamente alle questioni da voi indicate o che vi riguardano;
• ID e password di login: per l’accesso a Dentons Direct, extranet e altri servizi erogati ai clienti o piattaforme di Dentons;
• dati estratti da fonti pubbliche: ad esempio da Linkedin e simili network professionali, directories o pubblicazioni online;
• dati relativi ad indagini o procedimenti: ove necessario, al fine dello svolgimento di indagini o all’instaurazione di procedimenti, ivi incluse le investigazioni difensive in conformità alla normativa applicabile (per maggiori informazioni sul quadro normativo italiano relativo alle investigazioni difensive si vedano le “Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive” emanate dal Garante per la protezione dei dati personali il 19 dicembre 2018, consultabili a questo link.);
• registrazioni della presenza: tali dati sono raccolti per ragioni di sicurezza in occasione della registrazione della vostra presenza presso i nostri uffici;
• sottoscrizioni / preferenze: nel caso in cui voi acconsentiate a ricevere aggiornamenti legali, notizie o newsletter o indichiate le vostre preferenze per aiutarci a identificare i materiali che siete interessati a ricevere;
• dati sugli eventi: presenza agli eventi e moduli per fornire feedback sui nostri eventi;
• dati dei fornitori: dati di contatto e altre informazioni che vi riguardano o che riguardano la vostra società od organizzazione di appartenenza, qualora forniate servizi a Dentons;
• social media: dati relativi ai vostri posts, likes, tweets e relativamente ad altre interazioni con i nostri social media;
• dati di natura tecnica: quando voi fate accesso al nostro sito web e ai nostri servizi tecnologici, i dati personali che raccogliamo sono: il vostro indirizzo IP, il tipo di browser e versione (ad es. Internet Explorer, Firefox, Safari ecc.), time zone, tipi e versioni di browser plug-in, sistema operativo utilizzato (ad es. Vista, Windows XP, MacOS, ecc.), tipo di dispositivo, modello di hardware, indirizzo MAC, identificativo unico e informazioni sul network mobile;
• dati raccolti online: quando fate accesso al nostro sito web e ai nostri servizi tecnologici, i dati raccolti relativi alla vostra navigazione comprendono: URL, flusso di click ad informazioni relative al vostro network, tramite il nostro sito web (inclusi data e ora), quali ad es., dispositivi, nodi, configurazioni, velocità di connessione e performance dell’applicazione di rete; pagine visitate o cercate, tempi di risposta della pagina, errori di download, durata della navigazione e dati relativi all’interazione con il sito web (scorrimento, click, mouse-over) e se cliccate su link particolari o aprite le nostre e-mail.

Dentons non tratta dati personali relativi alla vostra navigazione su siti web o servizi online di terzi;

• categorie particolari di dati personali: quali, a titolo esemplificativo, dati relativi al regime alimentare, disabilità o simili categorie di dati personali trattati in occasione di eventi e riunioni. Se voi non fornite tali dati, non saremo probabilmente in grado di rispondere ad alcune vostre esigenze particolari o preferenze;
• dati personali relativi a condanne penali e reati: quali, ad esempio, l’esistenza o meno di carichi pendenti, ove consentito dalla normativa applicabile e opportuno

I dati personali sopra menzionati ci saranno forniti da parte vostra, da parte del vostro datore di lavoro, da parte della vostra società o organizzazione di appartenenza nostra cliente o da fornitori di attività di screening che ci supportano negli adempimenti legali per effettuare i controlli previsti per finalità di antiriciclaggio, screening sulle sanzioni e sul rispetto della normativa applicabile.

Comunicazioni da parte di Dentons

Dentons può inoltre trattare i dati personali che voi scegliate di fornire per ricevere comunicazioni da parte nostra. Vi preghiamo di non inviarci informazioni riservate fino a quando non avremo confermato per iscritto che stiamo agendo in vostra rappresentanza, per vostro conto o per conto della società od organizzazione di vostra appartenenza. L’invio di e-mail non richieste i da parte di soggetti che non sono nostri clienti non comporta di per sé l’avvio di un rapporto avvocato-cliente. Tali e-mail potrebbero non essere protette da segreto professionale e, pertanto, potrebbero essere divulgate a terzi.

Come utilizziamo i vostri dati personali

Il trattamento dei vostri dati personali viene effettuato per le seguenti finalità:

• prestazione del servizio: prestazione di consulenza e servizi legali, compresi Dentons Direct, extranet e altri strumenti tecnologici;
• rapporto professionale: gestione e amministrazione del rapporto professionale instaurato con voi, con la vostra società o organizzazione di appartenenza, ivi comprese le attività di conservazione di contatti professionali, servizi e pagamenti, in modo da permetterci di personalizzare la nostra offerta, sviluppare il nostro rapporto professionale ed orientare le nostre campagne promozionali e di marketing;
• comunicazione: previo vostro consenso, per invio di e-mail, newsletter e altri comunicazioni per informarvi su novità normative, sui nostri servizi e per indagini di mercato;
• eventi: per la gestione di consulenze legali, tavole rotonde e altri eventi;
• sondaggi e feedback del cliente: ivi compresi feedback su eventi e questionari, nonché per rispondere ad eventuali questioni e problemi che potrebbero sorgere;
• compliance legale del cliente: due diligence sul cliente (secondo quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di antiriciclaggio, screening delle sanzioni, prevenzione e contrasto di altri reati) che può comprendere controlli di screening automatizzati per garantire che i clienti e i contatti siano autentici e per finalità di prevenzione di frodi e di altri reati; se il cliente non fornisce le informazioni necessarie per l’espletamento di tali controlli non potremo di conseguenza ricevere vostre istruzioni per l’espletamento del incarico professionale ricevuto;
• monitoraggio del sito web: per verificare che il sito web e i nostri servizi tecnologici siano utilizzati in maniera appropriata e per ottimizzarne la funzionalità;
• sicurezza della sede: per assicurare la sicurezza dei nostri uffici e di altre sedi (di norma raccogliendo il nome e le informazioni di contatto del visitatore al momento del suo ingresso presso le nostre sedi);
• sicurezza online: per proteggere i nostri asset informativi e le piattaforme tecnologiche di accesso o utilizzo non autorizzati e per monitorare malware e altre minacce alla sicurezza dei nostri sistemi;
• aspetti normativi: per garantire il rispetto degli obblighi legali e normativi in qualità di studio legale, ivi compresi i requisiti svolgere audit e segnalazioni;
• gestione dei fornitori: si fa riferimento ai soggetti che ci erogano servizi.
• legittimi interessi: per perseguire gli interessi legittimi elencati nella sezione “Interessi legittimi” della presente informativa privacy. 

Su quali basi giuridiche trattiamo i vostri dati personali

Le basi giuridiche persulle quali fondiamo il trattamento dei vostri dati personali sono le seguenti:

• consenso: per esempio se voi fornite i vostri dati per specifiche finalità, come ad esempio la ricezione di comunicazioni di marketing da parte nostra;
• adempimento di obblighi di legge o di regolamento: ad es. in caso di controlli obbligatori di screening del cliente in materia di antiriciclaggio o di comunicazioni ai fini dell’applicazione della legge;
• per l'finalità di accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria;
• per l’esercizio i nostri legittimi interessi di natura professionale o per quelli di terzi: a condizione tuttavia che non prevalgano gli interessi o isui vostri diritti e libertà fondamentali che vi sono riconosciutiriconosciute come individui. I nostri interessi legittimi interessi sono elencati nella sezione successiva.

Legittimi interessi 

I nostri legittimi interessi di natura professionale sono i seguenti:

• fornitura e svolgimento di servizi legali;
• gestione dei nostri affari e del nostro rapporto con voi, con la vostra società od organizzazione di appartenenza;
• comprensione e risposta alle domande e ai feedback del cliente;
• comprensione dell’utilizzo dei nostri servizi e siti web da parte dei nostri clienti;
• individuazione dei desideri dei nostri clienti e sviluppo del rapporto che abbiamo in essere con voi, con la vostra società o organizzazione di appartenenza;
• miglioramento dei nostri servizi e delle nostre offerte; 
• ricezione di informazioni da altri studi legali Dentons in caso di clienti in comune;
• applicazione delle nostre condizioni contrattuali, ivi incluse quelle del sito web e di altri termini e condizioni;
• garantire che i nostri sistemi e sedi siano sicuri;
• gestione della nostra supply chain;
• sviluppo di rapporti con partner professionali;
• garantire il pagamento di quanto dovuto;
• gestione delle vostre scelte rispetto alle nostre iniziative di marketing, nel caso in cui abbiate scelto di revocare il vostro consenso rispetto alla ricezione di marketing diretto da parte nostra;  
• condivisione dei dati in caso di acquisizioni e trasferimenti della nostra attività

Le basi giuridiche per il trattamento di categorie particolari di dati personali

All’interno dell’UE e in altre giurisdizioni, le categorie particolari di dati personali si riferiscono a dati sensibili quali l’origine razziale o etnica, la fede religiosa o i dati relativi alla vostra salute. Potremmo inoltre trattare dati relativi condanne penali. Tratteremo tali dati se:

• abbiamo ricevuto il consenso esplicito da parte vostra: per lo specifico trattamento;
• per proteggere vostri interessi vitali o di altre persone: ad es. in caso di emergenze mediche;
• avete reso pubblici i vostri dati: ad es. pubblicandoli sui social media;
• per motivi di natura giudiziaria: ad es. nell’ambito di procedimenti giudiziari;
• per finalità di interesse pubblico rilevante: ad es. per la prevenzione o l’accertamento di reati o di altri atti illeciti;
• secondo quanto previsto dalla normativa applicabile: al di fuori dell’UE e nelle giurisdizioni in cui trovano applicazione tali restrizioni.

Con chi condividiamo i vostri dati personali?

Condividiamo i vostri dati personali con i seguenti soggetti:

• altri uffici Dentons: compreso il loro management, avvocati, staff e collaboratori, al fine di fornire servizi legali;
• fornitori: coloro i quali supportano la nostra attività, compresi fornitori IT e di servizi di comunicazione, servizi in outsourcing, agenzie pubblicitarie e di marketing, fornitori di backup e DR e operazioni LPO. I nostri fornitori devono soddisfare gli standard minimi per quanto concerne la sicurezza delle informazioni e riceveranno solamente i dati relativi necessari allo svolgimento della loro funzione, ove necessario verranno nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento ai sensi della normativa privacy applicabile;
• centri di servizio condivisi: gestiti da Dentons o da terzi, compresa l’acquisizione dei clienti, i servizi IT, il marketing, risk management e altri servizi di office support;
• altri studi legali: compresi gli studi legali del Dentons Nextlaw Referral Network, altri studi legali locali, avvocati, consulenti tecnici e arbitri / mediatori;
• organismi preposti all’applicazione della legge e nostri organi di controllo: o altre autorità competenti conformemente ai requisiti di legge o alle best practices;
• parti competenti in caso di emergenze: in particolare per proteggere la salute e la sicurezza dei nostri clienti, staff e organizzazioni;
• società od organizzazione dei soggetti interessati: relativamente alla nostra fornitura di servizi legali;
• fornitori dei servizi di screening: in modo da poter adempiere agli obblighi di legge relativamente alla prevenzione o accertamenti di reati di riciclaggio, screening delle sanzioni e altri controlli previsti;
• network pubblicitari e fornitori di servizi analitici: per supportare e mostrare annunci sul nostro sito web, app e altri strumenti di social media;
• terzi: nell’ambito dell’acquisizione o del trasferimento di una parte della nostra attività o relativamente alla riorganizzazione aziendale;
• altri soggetti delegati: se il vostro nome appare nell’elenco degli invitati ad eventi rispetto ai quali è stata confermata la presenza.

Dati personali di terzi

In alcuni casi voi ci fornite dati personali riguardanti terzi (ad es. vostri clienti, direttori, funzionari, azionisti o beneficiari effettivi). Dovete assicurarvi di aver fornito a tali soggetti un’informativa adeguata riguardante la condivisione dei loro dati personali con noi e di aver ricevuto il consenso a tale condivisione..

Sicurezza

Conserveremo i vostri dati personali in maniera sicura con l’ausilio di misure di sicurezza di natura fisica, tecnica ed organizzativa. Tuttavia, la trasmissione dei vostri dati personali tramite Internet non garantisce la sicurezza totale. Sebbene adotteremo misure ragionevoli per proteggere i vostri dati personali, non possiamo garantire la sicurezza delle informazioni trasmesse e pertanto vi assumete il rischio inerente ad ogni trasmissione dei vostri dati personali.

Dove saranno conservati i vostri dati personali?

Poiché siamo uno studio legale internazionale, possiamo trasferire i vostri dati personali al di fuori della giurisdizione locale. Le leggi in materia di protezione dei dati personali variano da paese a paese e la normativa vigente negli USA e in altri luoghi non è equivalente a quella, ad esempio, in vigore nell’ Unione Europea o in altre giurisdizioni.  Dentons adotterà le misure necessarie per proteggere i vostri dati personali secondo quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati vigente a livello locale. Per coloro che collaborano con i nostri studi europei, ad esempio, Dentons ha implementato le Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea conformemente all’art. 46(2)(c) del Regolamento generale sulla protezione dei dati n. 2016/679 (“GDPR”). Vi preghiamo di contattarci nel caso in cui desideriate ricevere una copia delle Clausole contrattuali standard.

Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

Di norma conserviamo i vostri dati personali per il tempo necessario all’espletamento dell’incarico professionale ricevuto e per gli adempimenti relativi alla vostra rappresentanza in giudizio nell’ambito di contenziosi giudiziari. Ciò dipenderà da vari fattori, come ad esempio se voi, o la vostra società o organizzazione di appartenenza, siate già nostro cliente oppure abbiate interagito con noi solo via e-mail oppure abbiate partecipato a nostri eventi recenti. Conserveremo i vostri dati personali per il tempo necessario all’adempimento di obblighi di legge, per finalità di natura contabile o sulla base di quanto previsto dalla normativa applicabile. Il periodo di conservazione dei dati può variare da 3 a 15 anni.

I vostri diritti 

Se avete un rapporto di collaborazione con uno dei nostri studi legali situato nell’UE o con un nostro studio in altre giurisdizioni in cui si applica il GDPR, potete esercitare determinati diritti relativamente al trattamento dei Vostri dati personali. La sussistenza di tali diritti e le modalità di esercizio sono indicate di seguito.

• accesso: avete il diritto di chiederci se trattiamo i dati personali che vi riguardano e, in tal caso, di chiedere l’accesso a tali dati personali. Tale procedura vi consente di ricevere una copia dei dati personali in nostro possesso e altre informazioni riguardanti tali dati;
• rettifica: avete il diritto di chiedere la rettifica dei vostri dati personali incompleti o inesatti in nostro possesso;
• cancellazione: in determinate circostanze avete il diritto di chiedere la cancellazione o la rimozione dei dati personali. Sussistono anche delle eccezioni in cui possiamo rifiutarci di soddisfare una richiesta di cancellazione, ad esempio, se i dati personali sono necessari per adempiere ai requisiti di legge o relativamente ai casi di contenzioso;
• limitazione: avete il diritto di chiedere la sospensione del trattamento di determinati dati personali che vi riguardano, ad esempio per verificare l’accuratezza dei dati o le basi giuridiche del trattamento;
• portabilità: potete chiederci di aiutarvi a richiedere il trasferimento di determinati dati personali a un altro titolare;
• opposizione: in caso trattiamo i dati personali sulla base di interessi legittimi (o quelli di terzi) potete opporvi a tale trattamento. Tuttavia potremmo essere autorizzati a proseguire il trattamento dei dati personali. Potete inoltre esercitare il diritto di opposizione al trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing diretto;
• decisioni automatizzate: potete contestare qualsiasi decisione automatizzata adottata se essa abbia un effetto giuridico o analogamente significativo e chiedere di riconsiderare tale decisione;
• revoca del consenso: in caso di trattamento dei dati personali sulla base del consenso, avete il diritto di revocare il consenso.

Alcuni di tali diritti si applicano unicamente in determinate circostanze. Vi preghiamo di contattare lo Studio con le modalità indicate nella sezione “Chi siamo” della presente informativa privacy nel caso in cui desideriate esercitare tali diritti o discuterne.

Per l’esercizio dei diritti di cui sopra potete scrivere al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy.italy@dentons.com

Avete inoltre il diritto di presentare un reclamo davanti all’autorità di controllo competente, in particolare nello Stato Membro dell’Unione Europea dove risiedete abitualmente, dove abbiamo la nostra sede oppure dove è avvenuta la presunta violazione della normativa in materia di protezione dei dati. In Italia, potete presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali tramite il sito web www.garanteprivacy.it.

Diritto di opposizione

Se lavorate in uno dei nostri studi legali situato all’interno dell’UE o in un nostro studio legale situato in giurisdizioni al di fuori dell’UE in cui si applica il GDPR, in determinate circostanze avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali da parte nostra. Più specificatamente potete opporvi al trattamento nel caso in cui trattiamo i vostri dati personali sulla base del legittimo interesse (o sulla base del legittimo interesse di terzi).  In ogni caso potremmo essere autorizzati a proseguire comunque il trattamento sulla base del nostro legittimo interesse o nel caso in cui tale trattamento sia rilevante per motivi relativi a contenziosi legali.  Voi inoltre siete autorizzati ad esercitare il vostro diritto di opposizione al trattamento dei vostri dati personali per finalità di marketing diretto.

Marketing diretto

Come accennato, voi in qualsiasi momento potete scegliere l’opzione opt-out per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto da parte nostra.

Possiamo utilizzare le informazioni che ci fornite, sul nostro sito web o con altri mezzi per finalità del marketing diretto, per inviare e-mail, newsletter e altri messaggi al fine di informarvi circa aggiornamenti normativi, indagini di mercato e nostri servizi, compresi gli eventi che riteniamo possano essere per voi qualche interesse.

In qualsiasi momento potete scegliere di revocare il vostro consenso alla ricezione di ulteriori comunicazioni di marketing diretto da parte nostra.  A tal fine dovrai modificare le tue preferenze relative al marketing nelle impostazioni del vostro account online, cliccando sul link “cancella la sottoscrizione” presente in calce ad ogni e-mail di marketing da noi inviata, oppure contattando il Responsabile della protezione dei dati (DPO).

Cookie

Utilizziamo i cookie che identificano il vostro browser. Durante la vostra navigazione sul nostro sito web, i cookie raccolgono e memorizzano informazioni registrando la modalità di utilizzo del sito, e vi offrono un servizio migliore ed una migliore esperienza nel corso della navigazione e per simili scopi. I dati personali che raccogliamo attraverso tali tecnologie saranno impiegati per gestire la vostra sessione di navigazione.

Per maggiori informazioni sui cookie e sul loro utilizzo, si prega di fare riferimento alla nostra: Informativa sui cookie.

Link a siti web terzi

Il nostro sito web, newsletter, aggiornamenti tramite e-mail e altre comunicazioni possono contenere link da / a siti web di terzi. I dati personali da voi forniti attraverso tali siti web non sono soggetti alla presente informativa privacy e noi non siamo responsabili del trattamento dei vostri dati personali svolto da parte di siti web terzi. Qualora si rimandi tramite link ad altri siti web, vi preghiamo di notare che tali siti web hanno una loro informativa privacy indicante le modalità di raccolta e trattamento dei vostri dati personali che visitate tale sito web.

Minori

Non trattiamo dati personali di utenti che abbiano un’età inferiore a 16 anni. Infatti, se avete un’età inferiore a 16 anni di età, non siete autorizzati a fornirci i vostri dati personali.

Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere soggetta a modifiche.

Qualora dovessimo modificare aspetti rilevanti della presente informativa (le categorie di dati personali trattati, le modalità o la finalità del trattamento) evidenzieremo tali modifiche all’inizio della presente informativa con relativo link per un ragionevole periodo di tempo successivo alla modifica.

Comunicazioni

Per maggiori informazioni sulla modalità di gestione dei vostri dati personali in nostro possesso, vi pregiamo di far riferimento ai contatti elencati all’inizio della presente informativa.