Pour faire face aux conséquences de l’épidémie de COVID-19, le gouvernement français a mis en place des mesures exceptionnelles afin d’assouplir d’une part, (i) les règles relatives notamment à l’établissement, l’arrêté, l’audit des comptes annuels des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé et d’autre part, (ii) les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent.
A cet effet, deux ordonnances (n°2020-318 et 2020-321) ont été prises le 25 mars 2020 sur le fondement de l’article 11 de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de COVID-19.
Prorogation de 3 mois du délai de 3 mois (à compter de la clôture de l’exercice) imparti au directoire pour présenter au conseil de surveillance les comptes annuels et le cas échéant les comptes consolidés, ainsi que le rapport de gestion y afférent auquel est joint le cas échéant, le rapport sur le gouvernement d’entreprise.
Cette prorogation est applicable aux sociétés ou entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’1 mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré le 24 mars 2020 mais est inapplicable aux sociétés ou entités dépourvues de personnalité morale de droit privé dotées d’un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Prorogation de 2 mois du délai de 3 mois (à compter de la clôture de chaque exercice) imparti au liquidateur pour établir les comptes annuels et le rapport sur les opérations de liquidation au cours de l’exercice écoulé.
Cette prorogation est applicable aux sociétés ou entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’1 mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré le 24 mars 2020.
Prorogation de 3 mois des (i) délais d’approbation des comptes annuels et des (ii) délais pour convoquer l’assemblée chargée de cette approbation – soit jusqu’au 30 septembre 2020 pour les sociétés ayant clôturé leur exercice au 31 décembre 2019.
Cette prorogation est applicable aux sociétés ou entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’1 mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré le 24 mars 2020 mais est inapplicable aux sociétés ou entités dépourvues de personnalité morale de droit privé dotées d’un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Prorogation de 2 mois des délais (délais de 4 mois à compter de l’ouverture de l’exercice ou suivant la clôture du premier semestre de l’exercice) imposés aux conseils d’administration, aux directoires ou aux gérants des sociétés comptant 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d’affaires est égal à 18 millions d’euros, pour établir les documents de gestion prévisionnelle (situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, compte de résultat prévisionnel, tableau de financement et plan de financement prévisionnel).
Cette prorogation est applicable aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré le 24 mars 2020.
Prorogation de 3 mois du délai imposé aux organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique pour produire le compte rendu financier prévu au sixième alinéa de l’article 10 de la loi no 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (DCRA).
Cette prorogation est applicable aux comptes rendus financiers relatifs aux comptes clôturés entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré le 24 mars 2020.
Cette ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date ultérieure fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
Les dispositions de l’ordonnance sont applicables à toutes personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment (i) les sociétés civiles et commerciales, (ii) les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, (iii) les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique, (iv) les coopératives, (v) les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, (vi) les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, (vii) les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, (viii) les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, (ix) les fonds de dotation, (x) les associations et les fondations.
Dans les sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou un système multilatéral de négociation, aucune nullité des assemblées n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société (notamment hypothèse dans laquelle les sociétés – ou leurs prestataires– ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de COVID-19).
La communication de documents ou d’informations à la demande d’un membre d’une assemblée avant la tenue de l’assemblée peut être effectuée par message électronique à condition que ledit membre indique l’adresse électronique à laquelle les documents/informations peuvent lui être envoyés.
Les assemblées générales ou réunions des organes collégiaux de direction peuvent se tenir sans que les membres ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle ; les clauses contraires des statuts (ou règlement intérieur si applicable) ou du contrat d’émission sont neutralisées.
Cela s’applique à l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées ou des organes de direction (y compris les réunions relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels).
Les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des participants et garantir leur participation effective (i.e. transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations).
Conditions d’application spécifiques à la tenue des assemblées générales :
Le recours à la consultation écrite est possible pour toutes les décisions relevant de la compétence des assemblées générales ou des organes de direction (y compris celle relatives à l’arrêté ou examen des comptes annuels) sans qu’une clause des statuts (ou du règlement intérieur si applicable) ou du contrat d’émission ne soit nécessaire, ni ne puisse s’y opposer. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.
Si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée décide de faire application de la possibilité offerte par l’ordonnance de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou par voie de conférence téléphonique/audiovisuelle ou consultation écrite, il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés.
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