W dniu 13 lutego 2018 roku została ogłoszona ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Termin wejścia w życie ustawy to 1 stycznia 2019 roku.
Ustawa nowelizuje Kodeks pracy, ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawę o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe rozwiązania skracają czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej oraz umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
Możliwość zmiany formy prowadzenia dokumentacji na elektroniczną dotyczy wszystkich pracowników. Jednak okres przechowywania dokumentacji będzie zależny od daty nawiązania stosunku pracy. Wynikające z ustawy zasady ilustruje poniższa tabela.
Data nawiązania stosunku pracy
Okres przechowywania akt
Forma prowadzenia dokumentacji
Przed 1 stycznia 1999 roku
50 lat - brak możliwości skrócenia okresu przechowywania akt.
Możliwość zmiany formy prowadzenia dokumentacji na elektroniczną.
Od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku
50 lat - okres ten może zostać skrócony do 10 lat pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS specjalny raport informacyjny
Od 1 stycznia 2019 roku
10 lat
Jedną z najistotniejszych zmian jest skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Termin ten liczyć się będzie od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Powyższy termin ulegnie przedłużeniu w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja będzie stanowiła lub mogła stanowić dowód w postępowaniu.
W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracodawca zobowiązany będzie przekazać pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informację, w postaci papierowej lub elektronicznej, o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania oraz zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.
Raport informacyjny umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych dla osób, które nawiązały stosunek pracy pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony. Raport będzie zestawieniem informacji dotyczących ubezpieczonego obejmującym: dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, informacje o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach oraz informacje o dacie, trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz o tym, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Pracodawca będzie mógł w każdym czasie złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Złożenie takiego oświadczenia będzie skutkowało koniecznością złożenia raportów za wszystkich ubezpieczonych. Dopiero wówczas okres przechowywania akt pracowniczych będzie mógł zostać skrócony.
W celu umożliwienia pracodawcom przechowywania dokumentacji przez krótszy okres, ZUS będzie musiał gromadzić na indywidualnych kontach dane niezbędne do ustalenia prawa oraz wysokości świadczenia z ZUS. Będą to dane, które zostaną przekazane przez pracodawcę (i) w bieżących raportach imiennych oraz wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych albo w (ii) specjalnym raporcie informacyjnym. Rozszerzeniu ulegnie w konsekwencji katalog danych przekazywanych przez pracodawcę do ZUS w zgłoszeniu wyrejestrowania pracownika oraz imiennym raporcie miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (ZUS RCA). Przykładowo, pracodawca będzie informował dodatkowo o dacie, trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz o tym, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Zgodnie z ustawą pracodawca będzie miał możliwość zmiany postaci, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną nastąpi przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.
O zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracodawca będzie musiał poinformować obecnych i byłych pracowników, powiadamiając ich jednocześnie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługiwać będzie wymienionym w ustawie członkom rodziny.
Niezależnie od opisanych wyżej zmian ustawa dodatkowo odwraca dotychczasową zasadę wypłaty wynagrodzenia do rąk pracownika. Regułą stanie się wypłata na wskazany przez pracownika rachunek bankowy. Numer tego rachunku będzie mógł być przetwarzany przez pracodawcę jako dane osobowe pracownika niezależnie od zgody pracownika. W ciągu 21 dni od wejścia w życie ustawy pracodawca zobowiązany będzie poinformować pracowników, którzy do tej pory otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę lub o konieczności złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.
Ustawa nie precyzuje wielu praktycznych kwestii związanych z przechowywaniem i zmianą formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W związku z powyższym, oczekujemy obecnie na przedstawienie projektu rozporządzenia, który określi szczegółowe obowiązki pracodawców i wyjaśni szereg praktycznych pytań związanych z nowelizacją.
Niezamówione wiadomości i inne informacje przesłane dobrowolnie do firmy Dentons, nie będą uznane za informacje poufne i mogą zostać ujawnione osobom trzecim, mogą pozostać bez odpowiedzi i nie stanowią podstawy relacji pomiędzy prawnikiem a klientem. Jeśli nie jesteś klientem Dentons, prosimy o nieprzesyłanie informacji o charakterze poufnym.
Opis dostępny w innej wersji językowej.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę $redirectingsite w języku angielskim. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę Beijing Dacheng Law Offices, LLP. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.