W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku przepisów skracających okres przechowywania dokumentów pracowniczych Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło projekt nowego rozporządzenia wykonawczego dotyczącego prowadzenia dokumentacji pracowniczej („Rozporządzenie”). Rozporządzenie to będzie miało duże praktyczne znaczenie dla wszystkich pracodawców i będzie wiązało się z nowymi obowiązkami w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników.

Zgodnie z projektem w aktach osobowych ma się pojawić nowo wyodrębniona część (część D), która będzie obejmowała dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Projekt precyzuje także nowy katalog dokumentacji, jaka znajdować się będzie w poszczególnych częściach akt osobowych.

Dodatkowo, Rozporządzenie definiuje zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która nie stanowi części akt osobowych, ale posiada taki sam okres przechowywania. Jeśli projekt Rozporządzenia wejdzie w życie w obecnym brzmieniu, dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy będzie obejmowała m.in.: kartę ewidencji czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące rozkładów i systemów czasu pracy, kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca będzie musiał również przechowywać przez okres 10 lat dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy.

W związku z tym, że od dnia 1 stycznia 2019 roku możliwe będzie prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, projekt Rozporządzenia określa także szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w tej postaci oraz zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Projekt Rozporządzenia szczegółowo reguluje również sposób doręczenia pracownikowi lub byłemu pracownikowi informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie mógł dokonać doręczenia takiego zawiadomienia za pośrednictwem operatora pocztowego lub osoby upoważnionej przez pracodawcę. Zawiadomienie pracownika w formie elektronicznej o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, np. poprzez wysłanie wiadomości email, również będzie dopuszczalne, lecz wyłącznie pod warunkiem uzyskania przez pracodawcę potwierdzenia doręczenia.

Planowana data wejścia w życie nowej regulacji to 1 stycznia 2019 roku. Zgodnie z aktualnym brzmieniem projektu, pracodawcy będą wówczas mieli 12 miesięcy na dostosowanie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dokumentacji do nowych przepisów. Może się to wiązać ze znacznym nakładem pracy dla pracodawców, gdyż konieczność dostosowania sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników do nowych zasad będzie obejmowała także dokumentację pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie nowego Rozporządzenia. Projekt aktu jest obecnie na etapie prac legislacyjnych i jego ostateczne brzmienie może ulec zmianie. Będziemy Państwa informować o postępach prac.

W razie pytań dotyczących nowej regulacji już na tym etapie, prosimy o kontakt.