Koniec 2018 roku i początek 2019 roku to czas zmian w prawie pracy i HR. Zmianie uległy zasady monitoringu pracowników oraz ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, a od 2019 roku zmienią się m.in. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wysokość wynagrodzenia minimalnego, a także podstawowa forma wypłaty wynagrodzenia. Planuje się także zniesienie limitu składek na ubezpieczenia społeczne. Poniżej krótko opisujemy na czym polegają zmiany oraz co w związku z tym powinien zrobić pracodawca. Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) zostaną przez nas opisane odrębnie.
Na czym polega zmiana?
Uregulowano zakres możliwości stosowania monitoringu wizyjnego (CCTV), a także monitoringu poczty elektronicznej. Aktualnie monitoring wizyjny może być stosowany, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Natomiast monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu mogą zostać wprowadzone, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przechowywanie nagrań z monitoringu zostało ograniczone do maksymalnie 3 miesięcy (chyba, że nagranie stanowi dowód w postępowaniu).
Co powinien zrobić pracodawca?
Pracodawca powinien podjąć powyższe działania jak najszybciej.
Od 4 września 2018 roku z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji usunięto przepis mówiący o tym, że pracownik nie może ujawniać lub wykorzystywać tajemnicy przedsiębiorstwa swojego byłego pracodawcy przez okres 3 lat po ustaniu zatrudnienia (o ile umowa nie stanowiła inaczej).
W obecnym stanie prawnym, w przypadku gdy nie zawarto umowy o poufności, nie jest jasne czy pracownika wiąże obowiązek niewykorzystywania tajemnicy przedsiębiorstwa byłego pracodawcy w przyszłości. Co powinien zrobić pracodawca?
W tych okolicznościach rekomendujemy wprowadzenie do umów o pracę klauzuli o zachowaniu poufności w trakcie i po ustaniu stosunku pracy (w formie aneksu) albo zawarcie odrębnych umów w tym zakresie. Umowa taka powinna być zawarta na czas określony po rozwiązaniu stosunku pracy oraz nie musi przewidywać dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu. Pracodawcy powinni podjąć działania jak najszybciej, aby zabezpieczyć tajemnice swojego przedsiębiorstwa na przyszłość.
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą mogli prowadzić akta osobowe w formie papierowej lub elektronicznej.
Ponadto, pracownik będzie mógł żądać wydania mu kopii całości albo części dokumentacji pracowniczej.
Zmianie ulegnie także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku wyniesie on 10 lat. W stosunku do pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 może zostać on skrócony z 50 lat do 10 lat. Wobec pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem należy stosować dotychczasowy 50-letni termin przechowywania dokumentacji.
Wraz z rozwiązaniem stosunku pracy, pracodawca będzie zobowiązany przekazać pracownikowi informację o: (i) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, (ii) możliwości jej odbioru przez miesiąc po upływie okresu przechowywania oraz (iii) zniszczeniu tej dokumentacji, jeśli nie zostanie odebrana w powyższym terminie.
Oprócz formy, zmienić ma się także sposób prowadzenia akt osobowych. Aktualnie trwają prace nad nowym kształtem rozporządzenia dotyczącego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Wśród proponowanych zmian jest m.in. (i) podział akt osobowych na cztery, a nie trzy części (jak było dotychczas), (ii) doprecyzowanie zakresu dokumentacji pracowniczej nieprzechowywanej w aktach osobowych, ale mającej taki sam okres retencyjny oraz (iii) opis warunków technicznych jakie będzie należało spełnić, aby prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej.
Od 1 stycznia 2019 roku:
Zweryfikować czy wypłacane wynagrodzenia są niższe niż ustawowe stawki. Gdyby taka sytuacja miała miejsce, należy odpowiednio zmienić umowy.
Od 1 stycznia 2019 roku podstawową formą wypłaty wynagrodzenia za pracę będzie przelew na rachunek bankowy. Wypłata w gotówce będzie możliwa jedynie na wniosek pracownika w formie pisemnej albo elektronicznej.
Do 22 stycznia 2019 roku należy poinformować pracowników, którym wypłaca się wynagrodzenie w gotówce o obowiązku podania numeru konta bankowego albo złożenia wniosku o kontynuowanie wypłat w dotychczasowy sposób.
Na czym polega planowana zmiana?
Planuje się, że od 1 stycznia 2019 roku zniesiony zostanie limit składek na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że składki emerytalno-rentowe trzeba będzie opłacać od całości przychodów, a nie jedynie do wysokości 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia. W konsekwencji, dla pracodawców wzrosną koszty zatrudnienia, a jednocześnie wynagrodzenie netto pracowników będzie niższe. Obecnie nie jest jasne czy zmiana ta wejdzie w życie, a jeśli tak, to od kiedy. Wciąż oczekujemy na decyzję Trybunału Konstytucyjnego, który ma zbadać czy nowe przepisy są zgodne z Konstytucją.
Rozprawa w tym zakresie została wyznaczona na 30 października 2018 roku.
W przypadku, gdyby któraś ze zmian Państwa zainteresowała szczególnie, prosimy o kontakt – z przyjemnością omówimy ją szerzej.
Niezamówione wiadomości i inne informacje przesłane dobrowolnie do firmy Dentons, nie będą uznane za informacje poufne i mogą zostać ujawnione osobom trzecim, mogą pozostać bez odpowiedzi i nie stanowią podstawy relacji pomiędzy prawnikiem a klientem. Jeśli nie jesteś klientem Dentons, prosimy o nieprzesyłanie informacji o charakterze poufnym.
Opis dostępny w innej wersji językowej.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę $redirectingsite w języku angielskim. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę Beijing Dacheng Law Offices, LLP. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.