W dniu 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie wykonawcze Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej („Rozporządzenie”) określające nowe zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej.
Rozporządzenie przewiduje utworzenie nowej części akt osobowych (część D), która będzie obejmowała dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Rozporządzenie wprowadza także nowy katalog dokumentacji, jaka powinna znajdować się w poszczególnych częściach akt. Dodatkowo, Rozporządzenie definiuje zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentacja ta nie jest częścią akt osobowych, ale posiada taki sam okres przechowywania. W dokumentacji pracowniczej znajdą się m. in.: dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy w tym dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego czy też karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę.
Nowe Rozporządzenie znajdzie pełne zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Dla stosunków pracy trwających w dniu 1 stycznia 2019 r., do dokumentacji zgromadzonej przez wejściem w życie Rozporządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych i katalogu zawartej w nich dokumentacji.
Oznacza to, że pracodawcy nie mają obowiązku dostosowywania dotychczas zgromadzonej dokumentacji do nowych regulacji. Mogą to jednak zrobić dobrowolnie. Natomiast wszelkie dokumenty gromadzone po dniu 1 stycznia 2019 r., także dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed tym dniem, powinny być przechowywane i katalogowane zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia.
Ponieważ Rozporządzenie nie zawiera wzorów dokumentów pracowniczych, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało pomocnicze wzory w Biuletynie Informacji Publicznej. Resort zastrzegł jednak, że w związku z planowanymi zmianami w Kodeksie pracy w zakresie danych pozyskiwanych od pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie, wzory te mogą ulegać dalszym modyfikacjom.
Udostępnione wzory mogą stanowić pewną wskazówkę dla pracodawców, należy jednak pamiętać, że nie są one częścią aktu prawnego i w związku z tym nie mają mocy obowiązującej. Posiłkując się wzorami przy tworzeniu obowiązujących w firmach kwestionariuszy należy uwzględnić zasady wynikające z obowiązujących regulacji dotyczących ochrony danych osobowych pracowników, w tym zasadę minimalizacji zbieranych danych.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących stosowania nowych przepisów, zapraszamy do kontaktu.
Niezamówione wiadomości i inne informacje przesłane dobrowolnie do firmy Dentons, nie będą uznane za informacje poufne i mogą zostać ujawnione osobom trzecim, mogą pozostać bez odpowiedzi i nie stanowią podstawy relacji pomiędzy prawnikiem a klientem. Jeśli nie jesteś klientem Dentons, prosimy o nieprzesyłanie informacji o charakterze poufnym.
Opis dostępny w innej wersji językowej.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę $redirectingsite w języku angielskim. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę Beijing Dacheng Law Offices, LLP. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.