Tło i cel nowelizacji

26 września 2025 r. Sejm przyjął poprawki Senatu i tym samym uchwalił nowelizację Kodeksu pracy, która zmienia zasady obliczania stażu pracy. Ustawa wejdzie w życie pod warunkiem podpisania przez prezydenta. Decyzję w tej sprawie prezydent podjąć ma do 20 października 2025 r.

Zasadniczym celem reformy jest (a) rozszerzenie katalogu okresów, które będą wliczane do pracowniczego stażu pracy (zarówno ogólnego, jak i zakładowego), oraz (b) wprowadzenie mechanizmu potwierdzania tych okresów przez ZUS i/lub dokumenty przedstawiane przez samego pracownika.

Wejście w życie nowych przepisów zaplanowano w odniesieniu do jednostek sektora finansów publicznych na 1 stycznia 2026 r., a w sektorze prywatnym – po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw, czyli jak można się spodziewać w trakcie II kwartału 2026 roku.

Zmiany mają skutek wsteczny, co oznacza, że pracownicy mogą ubiegać się o zaliczenie do swojego stażu pracy okresów umów cywilnoprawnych wykonywanych przed datą ustawy, jeśli odpowiednio je udokumentują.

Katalog nowych okresów wliczanych do stażu pracy

Nowelizacja wprowadza rozszerzony katalog okresów, które – jeśli zostaną prawidłowo udokumentowane – będą wliczane do stażu pracy. Obejmuje on:

• okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej;
• okresy pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej;
• pozostawanie osobą współpracującą z osobą prowadzącą działalność gospodarczą;
• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych;
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem;
• udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą.

Do stażu pracy będą wliczane zarówno te okresy, w których zainteresowany podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z danego tytułu, jak i okresy wykonywania pracy lub działalności co do zasady niestanowiącej tytułu do ubezpieczeń społecznych. Przykładowo może to być niepodleganie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów, do ukończenia 26 roku życia, z tytułu wykonywania pracy na podstawie np. umowy zlecenia.

Dokumentowanie okresów wykonywania pracy na innej podstawie niż stosunek pracy w celu zaliczenia ich do stażu pracy

Okresy, w których osoba wykonywała pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, i z tego tytułu podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu oraz rentowemu, będą potwierdzane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w formie odpowiedniego zaświadczenia.

Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia będzie musiał być złożony przez osobę, która chce wykazać okresy podlegające wliczeniu do stażu pracy (nie przez pracodawcę). Wniosek będzie trzeba złożyć w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Proces dokumentowania wygląda inaczej w przypadku osób, które chciałyby zaliczyć do stażu pracy okresy wykonywania pracy na innej podstawie niż stosunek pracy niestanowiące tytułu do ubezpieczeń społecznych. W takim wypadku konieczne będzie przedstawienie przez osobę odpowiednich dokumentów (np. umowy zlecenie obowiązującej w okresie odbywania studiów, która była wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy).

Skutki praktyczne nowelizacji

Nowe regulacje będą mieć wpływ na liczne uprawnienia pracownicze, a w tym:

• wymiar urlopu wypoczynkowego – 26 zamiast 20 dni płatnego urlopu przy stażu powyżej 10 lat;
• dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa – w zakładowym stażu pracy konieczne będzie uwzględnienie także okresów zatrudnienia innych niż stosunek pracy, co może zwiększyć liczbę pracowników uprawnionych do określonych składników wynagrodzenia lub podnieść wysokość tych składników;
• okres wypowiedzenia, odprawy ustawowe, a także inne uprawnienia wynikające z regulaminów zakładowych lub układów zbiorowych, których długość lub wysokość jest zależna od zakładowego stażu pracy.

Należy pamiętać, że nowelizacja nakłada obowiązek udokumentowania okresów stażowych bezpośrednio na osoby, które z tego faktu chcą wywieść skutki prawne. Wobec tego po stronie pracodawców nie pojawią się nowe obowiązki co do automatycznego obliczania stażu pracy wszystkich obecnych pracowników. Taki obowiązek może się pojawić jedynie na wniosek pracownika, jeśli zwróci się o to do pracodawcy i wniosek taki odpowiednio udokumentuje.