Komunikacja elektroniczna to jedna ze zmian, które mają przyśpieszyć prowadzenie postępowań przetargowych oraz ułatwić dostęp do rynku zamówień publicznych - w szczególności małym i średnim przedsiębiorstwom.
W obecnym systemie prawa zamówień publicznych przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Tymczasem Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE („nowa dyrektywa"), wprowadza nowe reguły w zakresie komunikacji zamawiającego z wykonawcami - komunikację elektroniczną.
Wprowadzenie systemu komunikacji elektronicznej będzie pewnym rodzajem pisemności, jednak bez zachowania formy papierowej. Nowa dyrektywa w art. 2 ust. 1 pkt 18 wyjaśnia, że sformułowanie „pisemne" lub „na piśmie" oznacza każde wyrażenie złożone ze słów lub cyfr, które można odczytać, powielić, a następnie przekazać, w tym informacje przesyłane i przechowywane za pomocą środków elektronicznych. Tymczasem art. 2 ust. 1 pkt 19 nowej dyrektywy definiuje „środki elektroniczne" jako sprzęt elektroniczny do przetwarzania (w tym także kompresji cyfrowej) i przechowywania danych, które są przesyłane, przekazywane i odbierane za pomocą przewodów, fal radiowych, środków optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.
Zgodnie z tezą 53 nowej dyrektywy zamawiający jest zobowiązany stosować elektroniczne środki komunikacji, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne i interoperacyjne z produktami z zakresu technologii informatycznej i komunikacyjnej (ICT) będącymi w powszechnym użyciu i które nie ograniczają dostępu wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia.
Nowa dyrektywa nie rozstrzyga natomiast, czy komunikacja elektroniczna ma polegać na wymianie korespondencji drogą elektroniczną, czy niezbędne będzie posługiwanie się podpisem elektronicznym poświadczonym aktualnym certyfikatem.
Unijny ustawodawca zastrzegł, że obowiązek stosowania środków elektronicznych na wszystkich etapach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie byłoby właściwe w przypadkach, gdy ich zastosowanie wymagałoby specjalistycznych narzędzi lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, oraz w przypadkach, w których prowadzenie komunikacji byłoby możliwe wyłącznie z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu biurowego, np. drukarki szerokoformatowej (teza 53 nowej dyrektywy).
Postanowienia nowej dyrektywy kładą nacisk na unifikację zarówno urządzeń, jak i wymaganych formatów w skali całego rynku. Celem standaryzacji wprowadzenia komunikacji elektronicznej jest podniesienie poziomu interoperacyjności, zwiększenie efektywności postępowania oraz zmniejszenie wysiłku ze strony wykonawców.
System e-Certis, zwany także internetowym repozytorium zaświadczeń, umożliwia identyfikację różnych dokumentów, certyfikatów i zaświadczeń wymaganych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w 28 państwach członkowskich, jednym z krajów kandydujących (Turcja) oraz trzech krajach należących do EOG (Islandia, Liechtenstein i Norwegia). W obecnym systemie prawnym organy krajowe nie są zobligowane, aby na bieżąco aktualizować i weryfikować na zasadzie dobrowolności zawartość systemu e-Certis. W ocenie unijnego ustawodawcy stanowi to przeszkodę dla uproszczenia i ułatwienia wymiany dokumentów, w szczególności z korzyścią dla małych i średnich przedsiębiorstw. Tym samym art. 61 nowej dyrektywy wprowadza obowiązek zapewnienia stałej aktualizacji informacji dotyczących zaświadczeń i innych rodzajów w formie dokumentów wprowadzanych do systemu e-Certis.
Nowa dyrektywa w tezie 87 podkreśla, że korzystanie z tego systemu stanie się obowiązkowe na późniejszym etapie. Narzucenie zamawiającym obowiązku aktualizacji e-Certis zdecydowanie ułatwi przygotowywanie i składanie ofert przez wykonawców zagranicznych oraz podmioty krajowe stawiające pierwsze kroki na rynku zamówień publicznych.
Projekt JEDZ składa się z następujących części:
W celu przyśpieszenia procedur udzielania zamówienia publicznego nowe dyrektywy postulują skracanie minimalnych terminów na składanie ofert. I tak, w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w trybie nieograniczonym zamawiający mogą wyznaczyć termin minimalny 35 dni na składanie ofert liczony od dnia wysłania ogłoszenia. W przypadku opublikowania przez zamawiającego dodatkowego wstępnego ogłoszenia informacyjnego termin ten może zostać skrócony aż do 15 dni. Ponadto, jeżeli nastąpi stan pilnej konieczności, który zostanie należycie uzasadniony przez zamawiającego, termin na składanie ofert może zostać również skrócony do 15 dni (art. 27 ust. 2 nowej dyrektywy).
Dla postępowań prowadzonych w trybie ograniczonym ustawodawca unijny wprowadza termin - zarówno dla złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jak i ofert - do 30 dni. Zamawiający mogą skrócić ten termin w sytuacji, gdy zostało opublikowane wstępne ogłoszenie informacyjne niebędące zaproszeniem do ubiegania się o zamówienie. W przypadku trybów ograniczonych nowe dyrektywy dopuszczają również skrócenie terminu składania ofert będącego wynikiem wzajemnego porozumienia między zamawiającym a wykonawcami zakwalifikowanymi do kolejnego etapu, pod warunkiem że wszyscy zakwalifikowani kandydaci będą mieli tyle samo czasu na przygotowanie i złożenie ofert. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w sprawie terminu składania ofert termin ten wynosi co najmniej dziesięć dni od daty wysłania zaproszenia do ich składania (art. 28 ust. 4 nowej dyrektywy).
Trzecią możliwością skrócenia terminów w przypadkach procedur ograniczonych jest skorzystanie ze stanu pilnej konieczności, który musi zostać należycie uzasadniony przez zamawiającego. Wówczas termin na składanie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu może wynosić 15 dni, liczonych od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, a termin na składanie ofert może zostać skrócony do dziesięciu dni, liczonych od dnia wysłania zaproszenia do ubiegania się o zamówienie.
Obecny system zamówień publicznych nakłada na wykonawców wymóg złożenia wraz z wnioskiem o dopuszczenie do działu w postępowaniu lub ofert wielu różnych certyfikatów, zaświadczeń oraz innych dokumentów w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, kwalifikacji oraz potwierdzających brak podstaw do wykluczenia z postępowania. W celu znaczącego zmniejszenia obciążeń administracyjnych wynikających z ww. wymogu nowa dyrektywa wprowadza jednolity europejski dokument zamówienia („JEDZ"). JEDZ jest składanym przez wykonawców oświadczeniem własnym stanowiącym dowód wstępny, zastępującym zaświadczenia wydawane przez organy publiczne lub osoby trzecie (projekt rozporządzenia wykonawczego Komisji ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia). Innymi słowy, JEDZ to oficjalne oświadczenie wykonawcy potwierdzające, że brak w stosunku do niego podstaw do wykluczenia z postępowania oraz że spełnia wszystkie kryteria postawione przez zamawiającego w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Zamawiający przy przygotowywaniu dokumentów przetargowych do celów danego postępowania stoi przed koniecznością przygotowania dodatkowego dokumentu, jakim jest JEDZ, który ma być stosowany w tym konkretnym postępowaniu. W tym celu zamawiający będą zobligowani wypełnić dodatkowy formularz, aby wskazać wykonawcom, jakich informacji od nich oczekują.
Wprowadzenie JEDZ nie zwalnia wykonawców z obowiązku kompletowania wymaganych zaświadczeń i innych dokumentów wymaganych postępowaniem. Zamawiający może na dowolnym etapie postępowania zwrócić się do każdego oferenta o przedłożenie wszystkich lub niektórych wymaganych zaświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału, aby zapewnić odpowiedni przebieg postępowania.
JEDZ nie musi być dokumentem jednorazowym. Wykonawcy mogą ponowne wykorzystać JEDZ, który już został użyty we wcześniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, pod warunkiem że potwierdzą, iż informacje w nim zawarte są nadal prawidłowe (art. 59 ust. 1 nowej dyrektywy). W sytuacji gdy informacje zawarte we wcześniejszym JEDZ straciły swoją aktualność bądź są nieprawidłowe albo w obecnym postępowaniu zamawiający wymaga podania innego, szerszego zakresu informacji, wykonawcy będą zobligowani do stosowanego uzupełnienia brakujących informacji, jak również przedłożenia wcześniejszego JEDZ.
W przypadku poważnego wprowadzenia w błąd zmawiającego przy wypełnianiu JEDZ wykonawcy muszą się liczyć z możliwością wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia lub podlegać odpowiedzialności karnej na mocy prawa krajowego. Takiej odpowiedzialności mogą się spodziewać również wykonawcy, którzy odmówią przedstawienia zaświadczeń i innych dokumentów potrzebnych do weryfikacji braku podstaw do wykluczenia lub potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Oferent, który staruje samodzielnie w przetargu i nie korzysta w potencjału podmiotu trzeciego w celu spełnienia kryteriów kwalifikacji, musi wypełnić jeden JEDZ. Wykonawca, który bierze udział w postępowaniu samodzielnie, ale zdecyduje się skorzystać z potencjału co najmniej jednego innego podmiotu, musi dopilnować, by zamawiający otrzymał jego własny JEDZ wraz z dodatkowym, odrębnym JEDZ, który będzie uwzględniał informacje odnoszące się do każdego z podmiotów, których to dotyczy. W przypadku konsorcjum, czyli wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, należy przedstawić odrębny JEDZ zawierający informacje wymagane na mocy części II-V dla każdego z biorących udział wykonawców.
Źródła:
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE.
Projekt rozporządzenia KE ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia wraz z załącznikiem.
Artykuł ukazał się w Rzeczpospolitej, 22 grudnia, 2015 roku:
Gilowska A. (2015, 22 grudnia). Zamówienia publiczne w nowych dyrektywach unijnych, część IV. Rzeczpospolita, s. I3
Niezamówione wiadomości i inne informacje przesłane dobrowolnie do firmy Dentons, nie będą uznane za informacje poufne i mogą zostać ujawnione osobom trzecim, mogą pozostać bez odpowiedzi i nie stanowią podstawy relacji pomiędzy prawnikiem a klientem. Jeśli nie jesteś klientem Dentons, prosimy o nieprzesyłanie informacji o charakterze poufnym.
Opis dostępny w innej wersji językowej.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę $redirectingsite w języku angielskim. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę Beijing Dacheng Law Offices, LLP. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.