W dniu 26 listopada 2019 roku w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej opublikowana została dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, potocznie zwana dyrektywą o ochronie sygnalistów („Dyrektywa”). Począwszy od 17 grudnia 2019 roku, państwa członkowskie mają dwa lata na wdrożenie w krajowych porządkach prawnych regulacji przewidujących m.in. nowe, obwarowane sankcjami, obowiązki dla przedsiębiorców w zakresie obsługi i ochrony sygnalistów.
Dyrektywa dąży do objęcia ochroną przed działaniami odwetowymi szerokiego grona osób, które w związku ze swoją aktywnością zawodową napotykają i ujawniają działania niezgodne z prawem.
Sygnalistami zostać mogą:
Dodatkowo Dyrektywa wymaga od państw członkowskich zapewnienia analogicznej ochrony prawnej osobom rodzinnie, gospodarczo lub faktycznie związanym z sygnalistą, jeżeli grożą im negatywne konsekwencje w związku z dokonanym zgłoszeniem.
Wyznacznikiem statusu sygnalisty jest uzyskanie przez daną osobę informacji o zgłaszanych naruszeniach w kontekście związanym z pracą, rozumianym szeroko jako obejmujący również etap rekrutacji lub negocjacji umowy, a także zgłoszenia dokonywane już po wygaśnięciu danego stosunku prawnego.
Ponadto uruchomienie mechanizmów ochrony przewidzianych w Dyrektywie uzależnione jest od dobrej wiary sygnalisty, przejawiającej się w uzasadnionym przekonaniu o prawdziwości zgłaszanych informacji i ich związku z zakresem przedmiotowym Dyrektywy. W zakresie tym mieszczą się naruszenia interesów finansowych Unii Europejskiej oraz zasad rynku wewnętrznego, a ponadto naruszenia w dziedzinach:
Dyrektywa przewiduje trójstopniowy model ścieżek zgłoszeniowych, z których skorzystać mogą sygnaliści:
Dyrektywa faworyzuje wprawdzie korzystanie z kanałów wewnętrznych przed sięgnięciem po dalej posunięte metody ujawniania nieprawidłowości, jednakże ostateczna decyzja o doborze kanału zgłoszeniowego należeć będzie do sygnalisty. To na przedsiębiorcach spocznie zatem ciężar kształtowania procedur wewnętrznych i kultury korporacyjnej w sposób zachęcający sygnalistów do wewnętrznego raportowania nieprawidłowości tak, aby ograniczyć ryzyka prawne i reputacyjne związane z udostępnieniem wrażliwych informacji organom publicznym lub mediom.
Celem nadrzędnym Dyrektywy jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed szeroko rozumianymi działaniami represyjnymi pracodawcy (kontrahenta) w odwecie za dokonane zgłoszenie naruszeń prawa. Do działań zabronionych względem sygnalisty należeć będą przykładowo:
Dyrektywa oczekuje od państw członkowskich wprowadzenia do krajowych porządków prawnych instrumentów zapewniających należytą ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Dyrektywa zakreśla również bezwzględne minimum takich środków, z których najbardziej doniosłym pod względem konsekwencji prawnych jest domniemanie odwetowego charakteru działań na szkodę sygnalisty. Wraz z wejściem życia przepisów implementujących Dyrektywę, w przypadku wszczęcia postępowania w przedmiocie szkody poniesionej przez sygnalistę, to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar wykazania, że dane działanie, postrzegane przez sygnalistę negatywnie, podjęte zostało z przyczyn uzasadnionych i niezwiązanych z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości.
Sygnalistów wspierać mają dodatkowo rozwiązania polegające na tymczasowej ochronie ich praw (np. zakaz rozwiązywania stosunku pracy w toku procesu) oraz ustawowe wyłączenia odpowiedzialności za zgłoszenia, które ze względu na formę lub treść mogą nosić znamiona zniesławienia, naruszenia praw autorskich lub naruszenia przepisów o ochronie poszczególnych kategorii informacji poufnych.
Korzystne dla sygnalistów rozwiązania prawne w praktyce okażą się istotnym wyzwaniem dla pracodawców. Zapewnienie spółce maksymalnego bezpieczeństwa na wypadek sporu z pracownikiem roszczącym sobie status sygnalisty w wielu przypadkach wymagać będzie bowiem gruntownego przegospodarowania trybu postępowania i dokumentacji procesów decyzyjnych w organizacji, w szczególności w sferze kadrowej.
Najważniejszym wyzwaniem, z jakim zmierzą się przedsiębiorcy po implementacji Dyrektywy, będzie dostosowanie lub utworzenie w strukturach wewnętrznych kanałów i procedur zgłaszania nieprawidłowości. Obowiązek ten obejmie podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników, przy czym autor projektu dopuszcza współdzielenie zasobów przez przedsiębiorców, których personel liczy poniżej 250 osób. Dyrektywa akcentuje także możliwość zlecania obsługi systemów zgłoszeniowych zaangażowanym do tego celu podmiotom zewnętrznym.
Wewnętrzne kanały zgłoszeniowe powinny być skonstruowane tak, aby chroniły tożsamość sygnalisty przed ujawnieniem osobom spoza dedykowanego zespołu merytorycznego. Oznacza to nie tylko poufność komunikacji z sygnalistą, ale także planowanie czynności wyjaśniających w taki sposób, aby nie naprowadzać osób trzecich na źródło zgłoszenia, a także zapewnienie bezpiecznego przechowywania i archiwizowania dokumentacji zgłoszeń. Ponadto, umiejscowienie kanałów zgłoszeniowych i osób odpowiedzialnych za ich obsługę w organizacji powinno zapewniać rozpatrywanie zgłoszeń w warunkach bezstronności.
Obsługa wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych wiąże się z obowiązkami informacyjnymi przedsiębiorcy wobec sygnalisty. Dyrektywa wymaga, aby sygnalista otrzymał potwierdzenie złożonego zawiadomienia w terminie siedmiu dni, natomiast w terminie trzech miesięcy pracodawca powinien przekazać informację o podjętych lub planowanych działaniach następczych wraz z ich uzasadnieniem. Przedsiębiorca powinien ponadto prowadzić rejestr otrzymanych zgłoszeń, niezależnie od wyniku ewentualnych dalszych czynności wyjaśniających.
Obok przejrzyście sformułowanych procedur wewnętrznego zgłaszania naruszeń, przedsiębiorcy powinni udostępnić pracownikom przystępne informacje dotyczące zasad korzystania z zewnętrznych (publicznych) kanałów zgłoszeniowych.
Dyrektywa zakreśla państwom członkowskim dwuletni termin na jej implementację, przyznając równocześnie dodatkowe dwa lata na adaptację mniejszym przedsiębiorcom (poniżej 250 pracowników). W tym okresie ustawodawca polski podejmie szereg decyzji co do spozycjonowania nowych przepisów w lokalnym porządku prawnym. W szczególności należy liczyć się z prawdopodobieństwem, że ustawodawca, korzystając z gotowych rozwiązań unijnych, obejmie nowymi regulacjami nie tylko zgłaszane przez sygnalistów naruszenia wskazanych w Dyrektywie dziedzin prawa unijnego, ale także nieprawidłowości na gruncie prawa krajowego.
Dyrektywa pozostawia także dowolność państwom członkowskim m.in. w zakresie regulowania trybu postępowania ze zgłoszeniami sygnalistów anonimowych, a także sygnalizuje możliwość objęcia obowiązkiem tworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych organizacji mniejszych niż zatrudniające 50 pracowników. Decyzji państw członkowskich poddany został wreszcie w całości dobór dostatecznie skutecznych i odstraszających sankcji za naruszenia zasad ochrony sygnalistów oraz za ujawnianie nieprawdziwych informacji o rzekomych naruszeniach w złej wierze.
Z uwagi na bezprecedensowy w polskim porządku prawnym charakter zaproponowanych w Dyrektywie rozwiązań, przewiduje się, że jej implementacji towarzyszyć będą znaczne trudności adaptacyjne tak wśród kadr zarządzających, jak i wśród pracowników. Przedsiębiorcy, których obejmą nowe regulacje, powinni już w tym momencie podejmować pierwsze kroki w celu dokonania przeglądu i ewentualnej rozbudowy istniejących polityk i procedur, kształtowania świadomości prawnej i etycznej personelu, a także wyposażenia organizacji we właściwe narzędzia i rozwiązania techniczne.
Zwracamy uwagę, że niezależnie od nadchodzących zobowiązań ustawowych w tym zakresie, efektywne procedury wewnętrznego raportowania nieprawidłowości stanowią nieodzowny element skutecznego systemu zarządzania ryzykiem w każdej organizacji. Doświadczenia naszych klientów pokazują, że udostępnienie sygnalistom bezpiecznej i wiarygodnej ścieżki raportowania wewnętrznego pozwala na dużo szybszą, a w konsekwencji skuteczniejszą reakcję i podjęcie działań zaradczych w sytuacji ekspozycji spółki na ryzyka prawne lub straty reputacyjne, prowadząc w dalszej kolejności do znacznych oszczędności finansowych w sferze zarządzania ryzykiem.
Niezamówione wiadomości i inne informacje przesłane dobrowolnie do firmy Dentons, nie będą uznane za informacje poufne i mogą zostać ujawnione osobom trzecim, mogą pozostać bez odpowiedzi i nie stanowią podstawy relacji pomiędzy prawnikiem a klientem. Jeśli nie jesteś klientem Dentons, prosimy o nieprzesyłanie informacji o charakterze poufnym.
Opis dostępny w innej wersji językowej.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę $redirectingsite w języku angielskim. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.
Zostaniesz teraz przekierowany ze strony Dentons na stronę Beijing Dacheng Law Offices, LLP. Aby kontynuować, kliknij „Zatwierdź”.