Le 22 février 2024, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont mis à jour les indications sur la tenue d’assemblées annuelles virtuelles qu’elles avaient publiées en février 2022. Ces nouvelles indications font suite aux modifications qui ont été apportées aux lois sur les sociétés par actions canadiennes au sortir de la pandémie de COVID-19, lesquelles permettent désormais la tenue d’assemblées virtuelles et imposent certaines obligations aux émetteurs assujettis en conséquence.

Les ACVM ont entendu les préoccupations exprimées par les parties intéressées au sujet de la tenue de telles assemblées, principalement en ce qui concerne l’exercice des droits des actionnaires et les difficultés posées par l’accès et la participation aux assemblées tenues entièrement en mode virtuel. Elles recommandent donc aux émetteurs assujettis de présenter de l’information claire et exhaustive dans leurs circulaires d’information de la direction et les autres documents relatifs aux assemblées, notamment au sujet de la marche à suivre pour accéder, participer et voter aux assemblées virtuelles.

Afin de faciliter la participation des actionnaires aux assemblées virtuelles, les ACVM conseillent aux émetteurs assujettis de prendre les moyens suivants :

• Simplifier les modalités d’inscription et d’authentification.
• Donner aux actionnaires la possibilité de présenter des motions ou de soulever des objections.
• Veiller à ce que les actionnaires puissent soulever des questions et s’adresser directement à la direction.
• Assurer la coordination avec les actionnaires qui souhaitent présenter une proposition et leur allouer un temps de parole pour présenter leur proposition et répondre aux questions qu’elle soulève.
• Utiliser une plateforme virtuelle comportant une fonctionnalité qui permet aux actionnaires de participer à l’assemblée dans toute la mesure du possible.
• S’assurer que le président de l’assemblée connaît bien la technologie utilisée.

Les ACVM encouragent également la tenue d’assemblées hybrides, c’est-à-dire des assemblées auxquelles les actionnaires peuvent assister en personne ou virtuellement, afin d’accroître la participation des actionnaires. Elles recommandent fortement aux émetteurs assujettis de consulter les lois par lesquelles ils sont régis et leurs documents constitutifs, ainsi que les pratiques exemplaires en matière d’assemblées virtuelles, afin de s’assurer de s’y conformer et de faciliter la participation des actionnaires. Les ACVM suivront de près les pratiques relatives aux assemblées virtuelles et pourront émettre d’autres mises à jour, au besoin.

Les émetteurs qui veulent obtenir des conseils supplémentaires sur la tenue des assemblées annuelles virtuelles ou de plus amples renseignements sur les lois régissant les valeurs mobilières, la gouvernance et les stratégies de communication avec les actionnaires peuvent communiquer avec un membre de l’équipe Valeurs mobilières et financement des sociétés.